Как перейти на удаленную работу: лайфхаки и советы

Столичные компании не закрываются из-за пандемии коронавируса, а переходят в онлайн. Как перевести своих сотрудников на удаленную работу и эффективно выстроить работу в новых условиях? Компании-лидеры поделились лучшими практиками.

Организуйте рабочее место

Залог продуктивной работы – грамотно организованное рабочее место дома. Минимальный набор: много света, удобный стул и стол, на котором ничего лишнего. Также можно добавить фоновые шумы, если не привыкли работать в тишине. 

Из устройств вам понадобится компьютер или ноутбук, веб-камера и быстрый интернет.  

Не забывайте чередовать работу и отдых. Отслеживать продуктивность помогут специальные программы, а в минуты отдыха вместо соцсетей делайте зарядку или прервитесь на приготовление чая. 

Все для работы – под рукой 

Для оперативных вопросов и обсуждения с коллегами понадобится любой мессенджер с функцией чатов (обычно это Telegram, Slack, WhatsApp), а ежедневные (или еженедельные) встречи можно проводить c помощью Yealink, Zoom или Skype. 

Изоляция – не помеха совместной работе над документами: или в режиме онлайн через, например, Google Docs, или через файлообменики. Также для планирования и постановки задач можно использовать таск-менеджеры, например, Trello. 

Особые условия 

Многим компаниям недостаточно просто файлообменников и чатов: например, онлайн-магазины используют системы управления предприятиями вроде «1С». Для подключения к таким системам нужно настроить защищенный VPN-канал – он позволит безопасно входить в корпоративную сеть, доступ к которой обычно есть только из офиса. 

Для тех, у кого главный рабочий инструмент (помимо компьютера) – это телефон, есть виртуальная АТС или перадресация вызовов с городского офисного телефона на мобильный. 

Для руководителей и HR

В новой реальности первое место во многих сферах – у онлайна, поэтому важно идти в ногу со временем. Можно внедрять дистанционные форматы мероприятий: трансляции и вебинары; также не переставайте общаться со своей аудиторией – пробуйте новые способы вовлечения, экспериментируйте с контентом, тестируйте неожиданные форматы. 

Не забудьте выкладывать контент в публичные каналы и сопровождайте свои материалы инструкциями: как принять участие, как подключиться к конференции – это важно для технически неподкованных клиентов. 

Важно помнить о нормативной базе: регламентированное ПО, приказы о переводе на удаленный режим работы, зафиксированный KPI – все это в сложной ситуации поможет избежать ошибок и не даст бизнесу снизить темпы. 

Никаких проблем нет с приемом на работу и документооборотом: собеседования можно проводить онлайн, а если важно передать оригинал, то для этого существуют курьерские службы и, например, доставка с помощью таксистов (такая функция есть у «Яндекс. Такси» и Gett). 

Помните об отчетах: если сотрудники будут (с установленной периодичностью) присылать итоги работы, вам будет проще «держать руку на пульсе». 

Еще в крупных компаниях для оперативного решения технических и кадровых вопросов можно создать штаб, куда входят IT-специалисты и кадровики. Это значительно упростит коммуникации и не позволит остановить работу из-за какой-то мелочи. 

Тимбилдинг

Отношения внутри компании – то, что часто упускают из виду, когда переводят сотрудников на «домашний офис». Чтобы избежать конфликтов и держать коллектив в тонусе, можно устраивать флешмобы типа «Покажи свое рабочее место», проводить онлайн-тренировки или даже поиграть в онлайн-игру (но только не во время работы). 

Кстати, все лучшие практики можно посмотреть в специальном разделе на сайте mos.ru – все об удаленной работе для работодателей и сотрудников.